前期物业管理指的是从房屋出售开始到业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同生效期间的物业管理。一般人认为物业管理就是售后服务,只关注业主入住后的日常养护和突发事件的处理。这种认识排除了物业管理在设计施工前的作用,对物业管理的人员来说在面对自己不熟悉的物业时,需要承担开发商和施工单位留下的潜在问题责任。前期物业管理的内容包括以下几个方面:
(一)物业的承接查验
承接查验是前期物业管理的重要内容之一。物业服务企业应了解小区规划建设情况,掌握不同房屋套型的布局情况和小区配套设施的建设情况,以便业主查询。物业服务企业应派人陪同业主看房,及时发现室内水电、门窗、墙壁、地面等的瑕疵,解答业主的疑问,记录存在问题以便后续整改。同时,需要在业主面前再次进行蓄水试验,若没有问题,则请业主签字,以免业主在装修时造成破坏而推卸责任。
(二)业主入住及装修管理
业主入住及装修管理是前期物业管理的另一个重要工作,容易引起投诉。物业服务企业应制定周密的计划,公布业主必须遵守的规则和要求,以便业主了解和执行。
(三)前期卫生保洁
前期卫生保洁是小区物业管理的重要环节。前期物业管理的卫生保洁应根据收费标准来确定保洁的方法和任务。
(四)前期安全防范
前期物业管理的安全防范工作主要是防盗窃。进出小区的人员较多且杂,容易给一些偷盗者可乘之机。因此,物业服务企业要加强小区的巡查次数,记录好巡查情况,一经发现可疑情况要及时处置,发现失窃事件要及时报案。同时,需要对进出小区的人员进行及时登记,装饰装修人员凭证进出,杜绝闲散人员进入小区。利用已有的安全设施如防盗门、窗、电子对讲门等,减少失窃事件发生几率。还要抓好小区进出车辆的管制和疏导,特别是各种运送装修材料的车辆,要及时装卸,避免小区交通拥堵,维护小区生活秩序。
(五)前期关系协调
前期物业管理的各种矛盾比较集中,如房屋质量问题、购房合同规定的内容没有兑现问题、小区配套设施没有到位问题、小区安全秩序问题等等,甚至装修引起的邻里纠纷也需要物业服务企业协调解决。物管公司不能将所有矛盾推卸给物业建设单位,更不能大拍胸口承诺解决。物业服务企业对业主反映的问题,首先要弄清性质和情况,做好解释工作,使业主了解实际情况和解决处理的程序。
此外,前期物业管理活动还涉及许多政府及社会相关部门,物业服务企业应分析各相关部门和单位的作用及与物业管理项目之间的相互关系,确定与各方面沟通协调的内容,并建立沟通协调的渠道。通过沟通协调建立良好的合作支持关系,不仅有利于前期管理工作的开展,也为后期的正常管理打下良好的基础。